Making a phone conversation

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INTRODUCCIÓN

INICIAR UNA CONVERSACIÓN TELEFÓNICA

INTRODUCCIÓN

Si eres de las personas que habla con confianza en un “face to face” pero te pones muy nervioso cuando hablas por teléfono en inglés, léete esta unidad porque te va a ayudar. Vas a ver cómo hacerlo y qué frases puedes usar.

Una conversación por teléfono (a conversation over the phone o telephone conversation) siempre es más difícil que hablar personalmente con alguien. Al no poder ver las expresiones y gestos resulta más complicado. Así que para hablar por teléfono tienes que controlar el ritmo, la entonación y la pronunciación.

Casi siempre puede pasar esto cuando tienes que llamar a alguien para trabajar, atender una llamada del departamento internacional de recursos humanos, informar al director sobre un proyecto en el que estás trabajando, vender un producto… Aunque también el hecho de conseguir habilidad para conversar por teléfono te va a ser útil en tu día a día, por ejemplo, para reservar una mesa en un restaurante, reservar una habitación de hotel, llamar para contratar algún servicio, pedir una cita médica…

INICIAR UNA CONVERSACIÓN TELEFÓNICA

Puedes presentarte por teléfono de diferentes maneras. La más sencilla y comprensible es:

- Hello, this is...

Después da tu nombre y tu puesto, si es necesario. Y, de la misma manera sería si es al contrario y nos llaman. Puede ser algo como:

- Hello, this is John, student manager of OsConnect.

Otras frases para iniciar una conversación son:

- Jhon is speaking

- It's John here

Si llamas en nombre de una empresa, dirías por ejemplo:

- Good morning. This is John Brighton from "BBT Solutions"

Significa que John trabaja para BBT Solutions y llama en su nombre.

Si llamas a una persona concreta y sabes su nombre, puedes pedirle que se ponga al teléfono con estas frases:

- Could / Can / May I speak to..., please?

- Is... in?

- This is ... calling for ...

Por ejemplo:

- Hello, Sergio speaking. Can I speak to Larry, please?

- Is Ben in?

- This is Mary calling for Taylor

Si, por el contrario, recibes una llamada y esta persona no se presenta, puedes aclarar quién es con las siguientes frases:

- Could / May I ask who is calling?

- Can I take your name, please?

- Can you introduce yourself, please?

También puedes preguntar inmediatamente cuál es el objetivo de la llamada, utilizando estas frases:

- Where are you calling from?

- Could you tell me what it is about?

- Who are you calling?

- Who do you want to speak to?

- What’s the name of the person you are calling, please?

- What company are you calling from?

Es aconsejable decir cuál es la razón de la llamada, así:

- I'm calling to...

- The reason why I'm calling is...

Por ejemplo, si llamas para reservar una habitación en un hotel o una mesa en un restaurante, puedes decir:

- I'm calling to make a reservation.

- I'm calling to book a (room, table)

Otros ejemplos:

- I’m calling to talk to you about the upcoming project.

- The reason why I’m calling is that I bought 3 tickets for a play on Sunday, but unfortunately, I cannot go, so I’d like to get a refund.

Puedes preguntar si es buen momento para hablar. Así, por ejemplo:

- Is it convenient for you to talk at the moment?

- Do you have a minute to talk right now?

- Are you available to talk at the moment?

Hay momentos inadecuados, en los que no puedes hablar si te llaman o no pueden hablar en el momento en el que tú estás llamando. Utiliza una de estas frases:

- Can I call you back?

- Could you call me back, please?

- I'll call back later

- Could you call again a little later, please?

- Try calling again later

- Could you tell me when the best time to call is?

En ocasiones ocurre que la persona a la que llamas ha salido, está ocupada… y no puede responder. Así es como puedes decir que esa persona no está y preguntar cuándo volverá:

- He is not here at the moment

- Mr Brown is out at the moment

- I'm afraid he's out right now

- John is not here right now

- I am afraid he is in a meeting

- He is talking on another line now

- She is not in the office at the moment

- When will he be in?

- In about 2 hours

- He'll be back in 15 minutes

- She will be back in an hour

En estos casos puedes pedir que te dejen su teléfono para devolverle la llamada o que deje un mensaje. Utiliza las siguientes frases:

- What's your best callback phone number?

- Could you leave you phone number, please?

- May I get you phone number for a callback?

- My telephone number is...

- You can reach me at...

- Could you please tell me your full name and your best callback number?

- Could/ Can/ May I take a massage?

- Would you like to leave a massage?

- Tell him I will call in the evening, please

- Tell him John phoned and I'll call again at half past four

Si necesitas un momento para escribir el número, puedes decir:

- Hold on, let me grab a pen and piece of paper

- What's your number again?

Después, tienes que ser amable con la persona que está entregando el mensaje, y puedes decirle:

- Great! I'll let him know you called

- I will pass on the massage

Si no quieres dejar un mensaje, puedes decir, por ejemplo, que volverás a llamar, así: - No, that's okay. I'll try again later

¿Qué debes hacer si marcas un número equivocado? Comprueba el número, y con una excusa educada termina la conversación:

- Is this 555-5555?

- I must have got the wrong number I'm sorry,

- I must have dialed the wrong number

- Sorry to have troubled you

Si el número es correcto y la persona a la que llamas está ahí, escucharás una de estas frases:

- I'll put him on

- I'll put you through

- Please hold, I'll transfer you

- Please hold and I'll put you through to his office

También puedes utilizar las siguientes frases para tomarte un tiempo y llamar a alguien si recibes una llamada:

- One moment, please

- Just a moment, please

- Please hold

- Hold the line, please

Antes de despedirte, no olvides resumir los principales temas de la conversación telefónica. Si has reservado una habitación o una mesa en un restaurante, vuelve a preguntar para aclarar todos los detalles. Si has concertado una cita, vuelve a comprobar el lugar y la hora. No olvides dejar tus datos de contacto a la persona si se trata de tu primera conversación. Para confirmar las cosas, puedes utilizar una de las siguientes opciones:

- So, just to confirm, I'm going to see you...

- I would like to confirm the date of the appointment

- Just to be on the same page, we agreed to...

DESPEDIDA

En este caso todo es muy sencillo: sé educado, despídete de la otra persona y dile que te ha gustado hablar con él/ella por teléfono.

- Bye, ...

- Goodbye

- Take care, goodbye

- Have a nice day

- It was nice to talk to you

- I look forward to hearing from you soon

- I hope to have been of help to you

- Thanks for calling. Goodbye

Recuerda también que a veces puede ser necesario instalar un contestador automático. Aunque últimamente son menos habituales, todavía se utilizan en algunas empresas y hogares.

Opción de contestador personal:

- Hello, this is John. I'm sorry I'm not available to take your call at this time. Please, leave me a message and I'll get back to you as soon as I can.

Opción para un contestador en el trabajo:

- Thank you for calling "BBC" office. Our working hours are 9 a.m. - 6 p.m., Monday-Friday. Please, call back during these hours, or leave a message after the tone.